Ser empresario implica muchas responsabilidades y una de ellas es la de declarar los ingresos y los egresos de la empresa ante el estado. Para ello, en la mayoría de los casos, recurrimos a un contador o contadora, pero muchas veces no sabemos o entendemos que es lo que ellos hacen.
Primero. Control y registro mensual de los documentos de compras y ventas
Debe de verificar la correcta emisión de los comprobantes de ventas, su correlación y documentos anexos, como notas de crédito y notas de débito, así como las bancarizaciones correspondientes, entre otros detalles como las guías de remisión y las órdenes de pedido. En este caso debe de pedirle a su contador que tenga ordenados los documentos, que la bancarización tenga su copia respectiva, que no falte ninguna factura de venta y que, en todo caso, las facturas de compra estén ordenadas de manera correlativa, por fecha en un file.
Segundo. Cálculo, declaración y, en algunos casos, pagos de los tributos
Con los comprobantes, el contador calcula cuánto va a pagar de igv y de renta, además le orienta sobre otros gastos. En esta etapa, es importante que el empresario conozca los días de vencimiento de la presentación de los libros electrónicos si los tiene, así como los días de vencimiento de la declaración de impuestos. Debe de estar al tanto de atrasos y sanciones, entre otros problemas con el SAT, que en su mayoría son de orden monetario, así como solicitar al contador los recibos de pago de los productos y controlar su correcto archivamiento.
Tercero. La gestión de la nómina
Si su empresa tiene nómina, el contador deberá registrar la información referente al pago de los trabajadores en el asiento contable de sueldos y salarios, en el caso de trabajos que se gestionan mediante recibo de honorarios, estos también se deben de declarar. En este caso es importante que como empresario conozca las fechas oportunas de la declaración y pagos de las cuotas de seguridad social, así como pedirle al contador un extracto de los pagos realizados, ya que omisiones o retrasos pueden generar serios problemas a la empresa como a los trabajadores.
Cuarto. Converse con su contador.
Además de prepararle los balances y el estado de balance y de pérdida, pídale a su contador que le explique cómo ve desde su punto de vista a la empresa de acuerdo a estos reportes. Pregúntele qué novedades hay en la parte tributaria y laboral y converse para saber qué consejos tiene para usted sobre el negocio y el mercado. De esta manera, podrá evaluar el compromiso del contador para usted, así como podrá ver si es una persona actualizada e informada. El contador es más que un trabajador, es un aliado, un asesor.
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